Brexit tips: inclusief wat te doen met post-Brexit-retouren

Vanaf 1 januari 2020 is het Verenigd Koninkrijk geen deel meer van de Europese Interne Markt. Op het moment van schrijven heeft het er alle schijn van dat we afstevenen op een No-Deal Brexit en dus gaan er nogal wat zaken veranderen op het gebied e-commerce met het VK. Kort gezegd: er komen extra douanecontroles en aanvullende voorschriften. Niet leuk. Vandaar dat ik een aantal zaken op een rijtje heb gezet die het allemaal wat overzichtelijker maken, want Brexit is bepaald geen gesneden koek.

Hieronder bespreek ik een paar korte concepten die van belang zijn voor jouw e-commerce business. Het meeste weet je (hopelijk) al. Mijn inschatting is echter dat je nog geen goed antwoord hebt op wat je met de retourstroom vanuit het VK gaat doen. In het laatste deel van dit artikel lees je wat we daar op hebben bedacht.

‍

De onderwerpen die aan bod komen:

• EORI-nummer 
• INCOTERMS
• Commercial invoices
• Prijzen op je website
• Last but not least: Retourneren van buiten de EU

Vraag een EORI-nummer aan

Als je nog geen EORI-nummer hebt en je wil na 31 december 2020 nog zaken doen in het Verenigd Koninkrijk, dan is het nu hoog tijd om de aanvraag in gang te zetten. Meestal duurt de aanvraag 1-2 weken, dus je hebt geen tijd te verliezen. Nog even kort: een EORI-nummer is een identificatienummer voor het aangeven van goederen en aanvragen van vergunningen bij de douane. Met een EORI-nummer bespaar je veel tijd en kosten doordat de douane jouw gegevens efficiënt kan uitwisselen met andere landen binnen de EU of daarbuiten. Je hebt ook een EORI-nummer nodig als je de aangiften in het VK laat doen door een derde partij, bijvoorbeeld door je expediteur of een Britse belastingconsulent.

Via deze link vraag je je EORI-nummer aan.

Bekijk je INCOTERMS

Door een Incoterm® af te spreken met je klant, weet je wie verantwoordelijk is voor het regelen van vervoer, wie verantwoordelijk is voor de kosten en wie het risico draagt van schade aan, of verlies van goederen.

Waarschijnlijk vragen jouw Engelse klanten om leveringsconditie DDP omdat ze zelf geen ervaring hebben met douaneformaliteiten en geen gedoe aan de grens willen. Bij DDP doe jij een lokale levering in het VK en klaar je deze goederen bij de Engelse Douane in. Dit heeft voor jou fiscale gevolgen in het VK en de kosten hiervan zijn voor rekening voor jou als e-commerce onderneming.

Delivered Duty Paid (DDP) in het kort:

• Verplichtingen liggen bij verkoper
• Regelt en betaalt vervoer tot aan plaats van bestemming
• Verantwoordelijkheid voor inklaring en betaling invoerheffingen (invoerrechten en BTW)
• Draagt risico op verlies en schade
• Beste klantervaring voor de Britse consument

Lees meer op de website van de KVK over DDP.

Verdiep je in commercial invoices

In het geval van een no deal-Brexit gelden voor goederen die tussen het Verenigd Koninkrijk en de EU worden verhandeld dezelfde vereisten als voor goederen die bijvoorbeeld naar Japan of de Verenigde Staten worden verstuurd.

Voor elke verzending is een handelsfactuur met informatie voor de douaneautoriteiten vereist. Aan de hand hiervan kunnen de autoriteiten bepalen of de goederen in een land mogen worden ingevoerd of uit een land mogen worden uitgevoerd en welke controles daar eventueel voor nodig zijn. De informatie wordt ook gebruikt om invoerrechten en belastingen vast te stellen.

‍

Verschil tussen CN22/23 & commercial invoices

Er ontstaat regelmatig onduidelijkheid over het verschil tussen CN22 / CN23 formulieren en de commercial invoice. In het kort: een commercial invoice is altijd nodig voor alle e-commerce zendingen die buiten de EU worden verstuurd. Strikt genomen is een CN22 of een CN23 formulier alleen nodig als je een e-commerce zending verstuurd via een postaal netwerk (dus in een envelop met een postzegel). In de regel is het echter verstandig om bij pakketten die worden verstuurd via een pakketten netwerk (zoals via DHL en UPS) ook het CN22 / CN23 toe te voegen. Hoe vollediger de documentatie, hoe kleiner de kans op vertragingen aan de grens. Ten slotte, staat het verschil tussen CN22 en CN23 duidelijk uitgelegd op we de website van PostNL.

Wanneer je jouw commercial invoice en/of CN formulieren gaat genereren is het belangrijk dat je zorgvuldig omgaat met de classificatie van je producten (de zogeheten HS-code). In voorbereiding op Brexit is het daarom belangrijk dat je een inventarisatie maakt van welke HS-codes jij in je assortiment voert. Het opzoeken van de HS-code kan je eenvoudig doen via de site van de Nederlandse Douane. ‍

Toon de correcte prijzen voor Britse klanten

Na de Brexit worden Europese producten tegen het 0%-tarief geëxporteerd naar het VK. Je hebt vanaf dat moment dus te maken met het Britse invoer- en belastingstelsel. De VAT (de BTW in het VK) bereken je over de productwaarde (ex BTW uiteraard) en eventuele invoerrechten die op jouw producten van toepassing kunnen zijn. Om de juiste prijs te tonen aan de Britse bezoekers van jouw website, is het dus raadzaam om uit te zoeken of je producten vrij van invoerrechten zijn en vervolgens het juiste Britse VAT-tarief te hanteren (20%). Daarnaast heb je mogelijk te maken met additionele kosten in het warehouse voor het administratieve gedeelte. Denk bijvoorbeeld aan het printen van het fysieke commercial invoice document en het vooraanmelden bij de expediteur.

Belangrijk om te weten voor zendingen met een waarde hoger dan £135 

Door aangifte te doen worden er inklaringskosten berekend door de Britse douane. Verstuur je zakelijk dan betaal je voor goederen met een waarde tot £135 exclusief BTW aan de Britse belastingdienst. Voor zendingen met een hogere waarde kunnen ook invoerrechten in rekening worden gebracht.

Retour sturen van zendingen buiten de EU

Wanneer een van je Britse klanten een ingeklaard product wil retourneren, is hij daar strikt genomen zelf verantwoordelijk voor. In de praktijk leveren retourzendingen aan de grens weinig problemen op. Maar juich niet te vroeg: het kan namelijk zo zijn dat zendingen toch bij de douane worden tegengehouden. Dit kan voor flinke vertraging zorgen. In sommige gevallen wordt er door de plaatselijke douane zelfs contact gezocht met de consument. Een proces waaraan je je klanten (als ze je lief zijn) niet wil blootstellen. Daarom is het belangrijk dat je de post-Brexit-Britse retourstroom goed inricht voordat het zover is. Er zijn in ieder geval twee goede routes te bewandelen wat betreft de retourstroom, waarvan ik hieronder de voor- en nadelen op een rijtje heb gezet.

‍

Optie 1: Neem een Engels retouradres

Pro: De klant kan binnenlands retourneren en heeft in ieder geval geen last van administratief werk en/of communicatie met de douane

Pro: Binnenlandse retourzendingen zijn vaak goedkoper dan cross-border retourzendingen

Con: De lead-times zijn vaak lang (7+ dagen)

Con: Je moet een specifieke partij in het VK aansluiten en onderhouden om je retourstroom af te handelen

Con: De tracking van een geconsolideerde retourstroom is meestal gebrekkig of überhaupt niet aanwezig

‍

Optie 2: Stuur retourzendingen cross-border naar Nederland

Pro: De lead-time is kort en daardoor is snelle afhandeling met de klant mogelijk, wat NPS-verhogend werkt (2-3 dagen)

Pro: Je hebt end-to-end tracking beschikbaar, waardoor je altijd inzichtelijk hebt waar je producten zich bevinden

Con: De prijs kan hoger zijn dan optie 1

Con: Zonder de juiste voorbereidingen kun je je klanten opzadelen met administratief werk

‍

De gulden middenweg: tracking, korte lead-time, zonder administratief werk voor de klant

Returnista zou Returnista niet zijn als we geen handige oplossing hadden voor het cross-border retourneren. Focus ligt daarbij op de volgende punten: end-to-end tracking, een korte lead-time, een goed tarief en bovenal een soepel retourproces  voor de consument. Vanaf het nieuwe jaar introduceren we om die reden de automatische commercial invoice generator voor alle zendingen buiten de EU. Voor het gemak noemen we ‘m: de Brexit-tool. Een klant die een retour aanmeldt van buiten de EU, bijvoorbeeld vanuit het Verenigd Koninkrijk, ontvangt dan na het aanmelden van de retour naast het gebruikelijke retourlabel, ook nog een op maat gemaakte commercial invoice. Webwinkels die hun internationale retourzendingen door Returnista laten afhandelen, lopen dus aanzienlijk minder risico op gesteggel met de douane. En misschien nog wel veel belangrijker, jouw non-EU klant kan rustig winkelen zonder opgezadeld te worden met administratief werk. Handig zeg.

‍

‍

‍

Nog even keer op een rijtje:

• Zorg voor een EORI-nummer
• Bekijk je INCO-terms en bepaal de passende voorwaarden voor jouw business
• Ga in je gesprek met je expediteur, fulfilment center en/of vervoerder om commercial invoices en CN22/23 formulieren te automatiseren voor outbound zendingen
• Zorg dat je prijzen aangepast zijn en voldoen aan Engelse voorwaarden
• Verdiep je in de retourstroom die je vanuit het VK kan verwachten en maak een keuze

‍